Hva er digital referansesjekk - og hvordan fungerer det?

Digital referansesjekk er en moderne, standardisert og ofte automatisert metode for å samle inn referanser i rekrutteringsprosessen. I stedet for at rekruttereren manuelt kontakter referanser, skjer innsamlingen via digitale skjemaer på nett.

Dette sikrer en objektiv og sammenlignbar vurdering av kandidater, sparer tid og ressurser, og gjør prosessen smidigere for både rekrutterer og referanser.

Hvordan fungerer digital referansesjekk?

Referansesjekk er en viktig del av rekrutteringsprosessen og gir rekruttereren et dypere innblikk og et tredjepartsperspektiv på kandidatens personlighet, prestasjon, egenskaper og arbeidsatferd. Tradisjonelt har denne prosessen vært manuell, tidkrevende og subjektiv – men digital referansesjekk har endret dette ved å tilby en mer effektiv, strukturert og datadrevet metode.

Digital referansesjekk kan gjennomføres på ulike måter, og integreres ofte med et rekrutteringssystem. Prosessen følger vanligvis disse stegene:

1. 1. Oppsett av referansesjekken
   Rekruttereren konfigurerer prosessen og velger og gjør eventuelle endringer til spørreskjemaet.
   
   
2. 2. Oppstart
   Kandidaten legges til, og får en forespørsel om referanser via e-post og/eller SMS.
   
   
3. 3. Kandidaten oppgir referanser
   
   Kandidaten legges til, og får en forespørsel om referanser via e-post og/eller SMS.
   
   
4. 4. Automatisk utsendelse 
   Referansene mottar en forespørsel på e-post og/eller SMS om å svare på spørsmål.
   
   
5. 5. Referansene svarer
   
   Referansene bekrefter identiteten sin og svarer digitalt – når det passer dem.
   
   
6. 6. Rapport genereres
   
   Svarene samles automatisk i en profesjonell rapport, som gjør det enkelt å analysere og sammenligne informasjonen.
   
   

Fordeler med digital referansesjekk

En moderne og optimalisert prosess for digital referansesjekk gir mange fordeler:

• Forskning og dokumentert metodikk: Vetenskapligt utformade frågeformulär och en standardiserad process säkerställer objektiva, relevanta och rättvisa bedömningar.

• Automatisering og effektivitet: Fjerner manuelle steg og frigjør tid til mer verdiskapende arbeid i rekrutteringsprosessen
• Datadrevne innsikter: Strukturert og sammenlignbar data gir bedre beslutningsgrunnlag og enklere kandidatvurdering.
• Høyere svarfrekvens: Referansene kan svare når det passer dem – noe som øker både svarprosent og kvaliteten på dataen.
• IT-sikkerhet og personvern: Sikrer at prosessen følger krav til datasikkerhet og personvern, inkludert GDPR.

Hvorfor gjennomføre referansesjekk i rekruttering?

Referansesjekk fyller flere viktige funksjoner i en ansettelsesprosess:

• Verifisering av opplysninger: 

• Vurdering av prestasjon: 
  Gir et mer nyansert bilde av hvordan kandidaten presterer i jobbsammenheng.
  
• Identifisering av risikofaktorer:
  Avdekker eventuell negativ arbeidsatferd – og beskytter organisasjonen mot feilansettelser. 

Hvilke spørsmål bør stilles i en digital referansesjekk?

For å få et tydelig og relevant bilde av kandidaten er det avgjørende å stille gjennomtenkte spørsmål, basert på kravprofilen. Forskning viser at en strukturert og datadrevet vurdering gir høyere validitet enn subjektiv vurdering. Derfor bør skala- og flervalgsspørsmål brukes så mye som mulig.

Eksempler på spørsmål i en digital referansesjekk:

• Hva er ditt profesjonelle forhold til kandidaten?

• Når jobbet dere sammen, og hvor lenge?

• Hvilke arbeidsoppgaver hadde kandidaten i denne perioden?

• Hvordan presterte kandidaten sammenlignet med andre i samme rolle?

• Hva er kandidatens styrker og utviklingsområder?

• Kan du beskrive en situasjon der kandidaten håndterte en utfordring?

• Hvordan taklet kandidaten stress og press?

• Har kandidaten vært fraværende uten gyldig grunn?

• Observerte du atferd som kunne hatt negativ innvirkning på arbeidsmiljøet?

• Ville du ansatt kandidaten igjen? Hvorfor eller hvorfor ikke?

Les mer om hvilke spørsmål du bør – og ikke bør – stille i en referansesjekk.

Hvem kan være referanse?

En referanse er en person som kan gi innsikt i kandidatens arbeidsprestasjon. Vanlige referanser inkluderer:

• Leder, arbeidsleder eller prosjektleder: Gir innsikt i prestasjon og leveranser.
• Kollega: Kan beskrive samarbeidsevne og personlige egenskaper.
• Kunde: Gir innsikt i serviceinnstilling og kundeopplevelse.
• Lærer, veileder eller styreleder: Aktuelt for kandidater med lite arbeidserfaring.

Hvor mange referanser bør du kontakte?

Jo flere referanser du innhenter, jo mer pålitelig blir informasjonen. Vi anbefaler minst tre referanser per kandidat. Digital referansesjekk gjør det enkelt å samle svar fra flere – uten ekstra administrasjon.

Oppsummering

Digital referansesjekk er en moderne, effektiv og datadrevet metode for å sikre kvalitet i rekrutteringen. Ved å bruke forskningsbaserte spørreskjemaer og automatiserte verktøy får arbeidsgivere bedre beslutningsgrunnlag basert på pålitelige referanser.

Refapp er markedsledende innen digital referansesjekk, og brukes av over 1500 kunder verden over – fra globale konsern og offentlige virksomheter til små selskaper og raskt voksende startups i en rekke bransjer.

• Les våre kundecaser og se hvordan digital referansesjekk har hjulpet andre.
• Les mer om hvorfor Refapp er markedsledende innen digital referansesjekk.