Referansesjekk har lenge vært et viktig steg i ansettelsesprosessen – men måten referanser svarer på er i endring. For å få et klarere bilde analyserte vi ett helt års produksjonsdata fra Refapp i 2025, med hundretusenvis gjennomførte referansesjekker på tvers av bransjer og land.
Noen tydelige mønstre skiller seg ut. Å forstå disse kan hjelpe rekrutteringsteam med å utforme referanseprosesser som er enklere å gjennomføre for referansene, raskere å håndtere for rekruttererne og smidigere for kandidatene.
Tradisjonell referansesjekk forutsetter at rekrutterere ringer referanser i løpet av arbeidsdagen. Men dataene våre viser at referanser ofte svarer når det passer dem – ikke nødvendigvis når rekruttereren ringer.
Det betyr at omtrent 35 % av alle referanser svarte utenfor normal arbeidstid.
For rekrutteringsteam som i hovedsak baserer seg på telefonsamtaler i arbeidstiden kan dette skape praktiske utfordringer. Noen referanser er rett og slett ikke tilgjengelige midt i arbeidsdagen.
Digital referansesjekk gjør det mulig for referanser å svare asynkront – noe som gjør det enklere for travle yrkesutøvere å gi tilbakemelding når de har tid.
Når referanser kan svare når det passer dem, får de også bedre mulighet til å reflektere over kandidatens styrker og utviklingsområder – noe som kan gi mer gjennomtenkt feedback som grunnlag for ansettelsesavgjørelser.
For organisasjoner med kandidater og referanser i ulike land kan tidssoner også bli en praktisk utfordring. En asynkron prosess gjør det enklere å innhente referanser uansett hvor i verden personen befinner seg, uten at rekrutteringen trenger å stoppe opp.
Et annet tydelig mønster handler om hvilken enhet referanser bruker.
Nesten to av tre referanser svarer altså nå via smarttelefon.
Dette stiller krav til mobilvennlige referanseskjemaer. Lange skjemaer som i hovedsak er designet for dataskjermer skaper friksjon på mindre skjermer.
Mobilbruken påvirker også hvordan spørreskjemaene bør være bygget opp. På telefonen kan lange, åpne spørsmål føles tidkrevende å besvare. Strukturerte spørsmål med numeriske skalaer er generelt sett enklere å fylle ut på mobil – og forskning viser dessuten at strukturerte referansespørsmål gir både høyere reliabilitet og validitet, noe som gjør det lettere å tolke og sammenligne svar på tvers av kandidater.
Når referanser kan svare i telefonen eller på datamaskinen på et tidspunkt som passer dem, forsvinner også mye av behovet for planlegging og koordinering – en tidsbesparelse for alle involverte.
For første gang i våre data genererte SMS-lenker flere svar enn e-postlenker.
Dette gjenspeiler trolig hverdagskommunikasjonsvanene våre. Mange sjekker tekstmeldinger oftere og raskere enn innboksen.
For rekrutterere kan det bety at en referanseforespørsel via SMS når frem raskere – og at svaret kommer tidligere.
Referansesjekk blir noen ganger sett på som ett av de tregere stegene i rekrutteringen. Dataene våre tyder på at det ikke nødvendigvis trenger å være slik.
Mediansvartiden i datasettet vårt er 8 timer.
Halvparten av alle referanser svarer altså innen åtte timer fra forespørselen ble sendt.
Det sier noe viktig om hvordan referanser faktisk oppfører seg: når prosessen er enkel og tilgjengelig, svarer mange raskt – ofte samme dag. Det betyr at referanseprosessen kan gå fremover kontinuerlig etter hvert som svar kommer inn, i stedet for i trege rykk.
Samlet sett peker disse mønstrene på at referansesjekk blir stadig mer fleksibel og mobilsentrert.
Dagens referanser forventer i økende grad å kunne:
Med over 1,5 millioner kandidater behandlet gjennom Refapp og nesten 48 000 aktive brukere gir dataene et nyttig bilde av hvordan referansesjekk faktisk gjennomføres i mange organisasjoner i dag.
Rekrutteringsverktøy som støtter fleksibel og mobilvennlig referansesjekk gjør det enklere for referanser å svare raskt. Raskere svar kan bidra til å redusere forsinkelser i referansefasen og holde ansettelsesprosessen i gang.
En smidigere referanseprosess kommer også kandidatene til gode. Når referanser kan svare raskt og enkelt, kan ansettelsesavgjørelsene gå videre uten unødvendige forsinkelser – for en raskere og mer transparent opplevelse.
De beste kandidatene beveger seg raskt. For å henge med må referansesjekken din være like fleksibel som menneskene du ansetter.👋🏼
Denne artikkelen er en del av Reference Checking Trends Report: Insights from Refapp Data – en serie basert på anonymiserte data fra Refapp-plattformen. Ved å analysere hundretusenvis av referansesjekker på tvers av bransjer og land utforsker serien hvordan referansesjekk fungerer i praksis i dag, og hva rekrutteringsteam kan lære av reelle atferdsdata.