Hvordan velge riktig løsning for digital referansesjekk (10 spørsmål du bør stille)

Å gå fra manuell til digital referansesjekk er en beslutning som påvirker hele rekrutteringsprosessen. Riktig løsning sparer tid, forbedrer kvaliteten på beslutningsgrunnlaget og gir en bedre opplevelse for alle involverte. Feil løsning innebærer at dere digitaliserer prosessen uten at den faktisk blir bedre.

Markedet er bredt, og mange løsninger kan se like ut ved første øyekast. For å hjelpe deg med å navigere har vi samlet de ti viktigste spørsmålene du bør stille før du inngår en avtale.

1. Er spørsmålene forskningsbaserte og tilpasset rollen?

Det er stor forskjell på et verktøy som digitaliserer tradisjonell referansesjekk og et som faktisk er utviklet for å gi prediktive innsikter om kandidaten. Forskningsbaserte spørsmål, utformet for å identifisere konkrete atferder og arbeidsmåter, gir et langt mer pålitelig beslutningsgrunnlag enn generiske alternativer.

Spør leverandøren hva spørsmålene bygger på, og om de er designet for å avdekke uønsket arbeidsatferd som sjelden kommer frem i intervjuer – som lav ansvarsfølelse, samarbeidsutfordringer eller fraværsproblematikk. Spør også om det finnes rollespesifikke maler tilpasset ulike stillinger og kompetanserammer, og om dere kan integrere spørsmål fra testleverandører for å skape en rød tråd gjennom hele rekrutteringsprosessen. 

2. Hvordan sikrer dere at riktig person svarer?

Spør hvordan leverandøren verifiserer referansenes identitet. BankID eller tilsvarende identifikasjonstjenester er blant de mest robuste formene for verifisering i Norden. Spør også om systemet automatisk flagger mistenkelig aktivitet basert på for eksempel IP-adresse, telefonnummer eller e-postadresse.

3. Automatiserer løsningen hele prosessen, og kan den tilpasses ved behov?

En god løsning for digital referansesjekk håndterer hele prosessen automatisk – fra første kommunikasjon med kandidaten til utsendelser, påminnelser og ferdig rapport – slik at rekruttereren kan fokusere på mer verdiskapende arbeid.

Samtidig skal ikke automatisering gå på bekostning av kontroll. Spør om dere kan tilpasse prosessen etter egne behov, for eksempel antall referanser per kandidat, timing på påminnelser og utforming av kommunikasjonen. De beste løsningene kombinerer effektiv automatisering med fleksibilitet når situasjonen krever det. 

4. Kan dere håndtere referansesamtaler når det er behov?

Digital referansesjekk dekker de fleste behov, men noen ganger foretrekker en referanse å svare via telefon, eller det oppstår behov for å utdype svar.

Spør om løsningen lar dere booke og gjennomføre referansesamtaler direkte i samme system, og om både rekrutterer og referanser kan finne et tidspunkt som passer uten bruk av eksterne verktøy. Spør også om det er mulig å verifisere identiteten til referansen i forbindelse med telefonsamtaler. En løsning som håndterer både digitale svar og samtaler i samme flyt gir maksimal fleksibilitet. 

5. Kan dere sammenligne kandidater og sette resultatene i kontekst?

Å samle inn referansesvar er ett steg – å tolke og sammenligne dem er et annet. En løsning med benchmarking gjør det mulig å sette kandidatens resultater i kontekst, både opp mot andre kandidater til samme rolle og mot bredere datasett fra lignende stillinger.

Spør om leverandøren tilbyr benchmarking, hva det benchmarkes mot, og hvordan resultatene presenteres. En god rapport skal være tydelig, handlingsrettet og enkel å dele med ansettende leder, uten at de må logge inn i et eget system.

6. Hvordan er opplevelsen for kandidat og referanse – og kan den tilpasses deres profil?

Referansesjekk involverer tre parter: rekrutterer, kandidat og referanse. Opplevelsen for alle tre er viktig.

En komplisert prosess for referansen fører til lav svarprosent. En utydelig prosess for kandidaten skaper unødvendig usikkerhet i en sensitiv fase.

Spør hvordan referansen gjennomfører prosessen – om det kreves innlogging eller installasjon, og hvor lang tid det tar. Spør også om kommunikasjonen kan tilpasses med deres logo, e-postdomene, visuelle profil og tone. En godt designet og profilert opplevelse styrker arbeidsgivermerkevaren i alle kontaktpunkter.

7. Kan løsningen integreres med deres rekrutteringssystem?

Hvis referansesjekk innebærer manuelle steg eller separate innlogginger, øker risikoen for at det nedprioriteres eller gjennomføres inkonsekvent.

En sømløs integrasjon med ATS gjør referansesjekk til en naturlig del av rekrutteringsflyten.

Spør hvilke systemer leverandøren integrerer med, og hvor dypt integrasjonen går. Kan du starte referansesjekk direkte fra kandidatprofilen? Synkroniseres rapporten automatisk tilbake når den er ferdig? Jo mer sømløst det er, desto høyere blir bruken i teamet. 

8. Støtter løsningen internasjonal rekruttering og flere språk?

For organisasjoner som rekrutterer på tvers av landegrenser, er språkstøtte avgjørende.

Spør hvilke språk som støttes, om hele opplevelsen er lokalisert (ikke bare spørreskjemaene), og hvordan løsningen håndterer kandidater og referanser i ulike regioner. Begrenset språkstøtte kan raskt bli en flaskehals.

9. Hvordan håndteres GDPR og datalagring?

Referansesjekk innebærer behandling av personopplysninger om både kandidater og referanser, noe som stiller krav til korrekt håndtering i tråd med personvernregelverket.

Spør hvor lenge data lagres, hvem som er behandlingsansvarlig, og hvordan kandidater og referanser informeres. En seriøs leverandør bør tilby kryptering, SSO og regelmessige sikkerhetsrevisjoner – og kunne svare tydelig på disse spørsmålene.

10. Hvilken støtte får dere ved implementering og videre bruk?

Et verktøy er bare så bra som oppfølgingen bak det. Implementering av digital referansesjekk innebærer endringsarbeid, og behov for støtte vil oppstå underveis.

Spør om dere får en dedikert kontaktperson, om onboarding og opplæring er inkludert, og hvor raskt support svarer. Det er også verdt å undersøke om leverandøren deler innsikt, beste praksis og forskning – ikke bare teknisk support. 

Oppsummert

Digital referansesjekk skal forenkle rekrutteringen og gi deg et beslutningsgrunnlag du faktisk kan stole på. Ved å stille de riktige spørsmålene øker dere sjansen for å velge en løsning som faktisk forbedrer prosessen – ikke bare digitaliserer den.

Refapp tilbyr digital referansesjekk og bakgrunnssjekk i ett samlet system, med forskningsbaserte, rollespesifikke spørreskjemaer, benchmarking, BankID og Vipps samt sømløse integrasjoner med ledende ATS-systemer. Plattformen brukes av over 1500 organisasjoner globalt og har en NPS på 85 – godt over snittet for B2B SaaS. 

Book en demo, så viser vi hvordan Refapp kan passe deres behov.👋🏼