.png)
Referansesjekk blir ofte sett på som en av de største flaskehalsene i rekrutteringsprosessen. Men i praksis trenger det ikke å være slik.
For å bedre forstå hva som faktisk påvirker svarratene, analyserte vi anonymiserte data fra Refapps plattform, basert på hundretusenvis av gjennomførte referansesjekker på tvers av bransjer og land.
Én ting blir tydelig: Når prosessen er enkel, relevant og godt forberedt, er referanser langt mer tilbøyelige til å svare – og til å gjøre det raskt.
Hvorfor referanser ikke svarer
Lav svarrate handler sjelden om manglende vilje. Ofte handler det heller om friksjon i prosessen.
Referanser er som regel travle yrkespersoner. Hvis prosessen:
- tar for lang tid
- oppleves som uklar
- eller krever koordinering
…er det større sannsynlighet for at den blir utsatt eller ignorert.
Med andre ord handler svarrater mindre om påminnelser og mer om hvordan prosessen er utformet fra starten av.
Hva dataene viser
En av de tydeligste innsiktene er at responsatferd varierer avhengig av kontekst.
Vi ser for eksempel forskjeller mellom ulike roller. Svarraten er ofte høyere for mer senior stillinger, mens den generelt er lavere for juniorroller.
Dette reflekterer ikke selve prosessen, men snarere forskjeller i erfaring og forberedelse. Senior kandidater er ofte mer vant til å håndtere referanseforespørsler og har gjerne mer etablerte profesjonelle nettverk. For junior kandidater kan prosessen være mindre kjent.
Dette understreker et viktig poeng:
Svarrater handler ikke bare om operasjonelle forhold. De er også atferdsbaserte – og kan påvirkes.
Betydningen av å forberede kandidaten
En av de mest effektive måtene å forbedre svarraten på blir ofte oversett: å forberede kandidaten.
Når kandidater:
- forstår hvordan referanseprosessen fungerer
- vet hvilke spørsmål referansene vil få
- og informerer referansene sine på forhånd
…øker sannsynligheten for svar betydelig.
En forberedt referanse er langt mer tilbøyelig til å kjenne igjen forespørselen, prioritere den og svare uten forsinkelser.
Kanal og tilgjengelighet betyr noe
En annen viktig faktor er hvordan forespørselen blir sendt.
Våre data viser at:
- det å nå referanser gjennom riktig kanal øker svarraten
- kombinasjon av flere kanaler, som SMS og e-post, kan føre til raskere svar enn å bruke én kanal alene
Dette gjenspeiler sannsynligvis dagens kommunikasjonsvaner. Mange yrkesaktive sjekker tekstmeldinger oftere enn e-post, spesielt i løpet av en travel arbeidsdag.
Når det er enkelt å åpne og besvare forespørselen i en kanal referansen allerede bruker, reduseres friksjon og responstiden blir kortere.
Enkelhet driver gjennomføring
Utformingen av spørreskjemaet spiller også en viktig rolle.
Når referanseskjemaer:
- er enkle å forstå
- har en tydelig struktur
- og er raske å fylle ut
…tenderer svarratene til å bli høyere.
Lange og ustrukturerte skjemaer med mange åpne spørsmål kan oppleves som tidkrevende.
Strukturerte, atferdsbaserte spørsmål forbedrer ikke bare datakvaliteten. De gjør det også enklere for referanser å fullføre prosessen.
Et praktisk perspektiv
Å forbedre svarrater handler sjelden om ett enkelt tiltak. Det er resultatet av flere små beslutninger som reduserer friksjon gjennom hele prosessen.
For rekrutteringsteam betyr dette å fokusere på å:
- forberede kandidater og sette forventninger
- nå referanser gjennom riktige kanaler
- holde prosessen enkel og tilgjengelig
- utforme spørsmål som er enkle å besvare
Til sammen gjør disse faktorene det lettere for referanser å svare uten behov for gjentatte oppfølginger.
Det store bildet
Svarrater er ikke bare en måleverdi. De påvirker direkte både hastigheten og kvaliteten på rekrutteringsbeslutninger.
Når referanser svarer raskt og konsekvent:
- går rekrutteringsprosessen fremover uten unødvendige forsinkelser
- reduseres behovet for manuell oppfølging
- forbedres opplevelsen for både kandidater og rekrutterere
Selv små forbedringer i svarraten kan ha stor betydning for time-to-hire.🤝
Om rapporten
Denne artikkelen er en del av The Reference Checking Trends Report: Insights from Refapp Data, en serie basert på anonymiserte data fra Refapps plattform.
Ved å analysere hundretusenvis av referansesjekker på tvers av bransjer og land utforsker serien hvordan referansesjekk fungerer i praksis i dag – og hva rekrutteringsteam kan lære av reelle atferdsdata.