Bane NOR digitaliserer referansesjekken med Refapp

Hege Jørgensen
Av Hege Jørgensen , Marketing

 

Om Bane NOR

Bane NOR er et statsforetak med ansvar for den nasjonale jernbaneinfrastrukturen i Norge. Med rundt 5 600 ansatte og rundt 800 rekrutteringsprosesser årlig, er organisasjonen en kompleks og aktiv arbeidsgiver. Rollene spenner fra administrative stillinger til samfunnskritiske fagstillinger som togledere og energimontører.

Utfordringen: En uforutsigbar og tidkrevende prosess

Før implementeringen av Refapp benyttet Bane NOR manuelle Word-dokumenter for å innhente referanser. Dette skapte flere utfordringer for rekrutteringsteamet og de ansettende lederne:

  • Manglende struktur: Tilbakemeldingene fra ledere var varierende og lite standardiserte.
  • Tidskrevende administrasjon: Rekrutterere brukte mye tid på oppfølging og telefoner for å få tak i travle referansepersoner.
  • GDPR og sikkerhet: Som en samfunnskritisk organisasjon med strenge krav til personvern (GDPR) og arkivlovgivning, var manuell håndtering av referansenotater på lokale PC-er en risiko.

Før sendte vi Word-dokumenter til ledere, og det var veldig varierende hva vi fikk tilbake, og om vi i det hele tatt fikk noe tilbake.

Heidi Arnesen
Heidi Arnesen Rekrutterer i BaneNOR

Løsningen: Digital standardisering og automatisk arkivering

Bane NOR gjennomførte en omfattende offentlig anbudsprosess for å finne det beste verktøyet for digital referansesjekk. Refapp ble valgt som den suverene vinneren på grunn av sin brukervennlighet og evne til å møte strenge krav til sikkerhet og integrasjon.

Implementeringen av Refapp er en del av en større reise for å kontinuerlig forbedre kandidatopplevelsen. Som et ledd i å modernisere prosessene valgte Bane NOR blant annet å fjerne søknadsbrevet i 2023. Dette underbygger organisasjonens fokus på en effektiv og sømløs prosess fra første kontakt til ansettelse.

Viktige elementer i løsningen:

  • Standardiserte maler: Ved å bruke digitale skjemaer sikrer Bane NOR at alle kandidater får en rettferdig og objektiv vurdering basert på de samme spørsmålene.
  • Telefonkontakt som alternativ: Bane NOR bruker funksjonen for telefonkontakt aktivt. Dette er spesielt viktig for faggrupper eller referanser som sjelden sitter foran en PC (f.eks. anleggsledere), som da kan be om å bli ringt i stedet for å fylle ut skjemaet digitalt. Dette sikrer at man når alle referanser uavhengig av arbeidsform.
  • Høy brukervennlighet: Brukervennlighet var en av de største faktorene for at Bane NOR valgte nettopp Refapp. Løsningen er intuitiv og enkel å sette seg inn i, både for rekrutterere, ansettende ledere og referansepersoner. Dette sikrer høy adopsjon internt i en stor organisasjon.
  • Obligatoriske begrunnelser: Bane NOR krever at referanser må legge til kommentarer for å begrunne tallkarakterene i referansesjekken, noe som øker seriøsiteten og informasjonsverdien i rapportene.

Resultatene: Hastighet, kvalitet og rettferdighet

Overgangen til Refapp har gitt Bane NOR betydelige gevinster i hverdagen:

  • Høy hastighet: Der man før kunne bruke dager på å få tak i én person, opplever teamet nå at de kan samle inn tre referanser på en dag. Dette bidrar også til at jobbtilbud kan sendes ut raskere.
  • Bedre beslutningsgrunnlag: Ledere mottar profesjonelle og ryddige rapporter som er enkle å sette seg inn i, noe som gir økt verdi i ansettelsesbeslutningen.
  • Høyere intern troverdighet: Ved å la rekrutteringsteamet selv stå for opplæring og utrulling internt, har motstanden vært minimal, hvor under 1 % av brukerne har uttrykt skepsis.
  • Profesjonelt omdømme: Kandidater, referanser og ledere gir positive tilbakemeldinger på den profesjonelle og moderne måten referansesjekken gjennomføres på.

Konklusjonen

For Bane NOR har Refapp blitt et sentralt verktøy som forener effektivitet med de strenge kravene som stilles til et statsforetak.

Verdien av Refapp i én setning? Effektivt, rettferdig og tidsbesparende.

Helene Terese Segrov
Helene Terese Segrov Rekrutterer i Bane Nor