Hvordan Adecco videreutviklet referanseprosessen med Refapp

Real work real people

 

Om Adecco

Som en av Norges største aktører innen bemanning og rekruttering håndterer Adecco i
Norge tusenvis av kandidater hvert eneste år. Med et sterkt fokus på kvalitet og
profesjonalitet i rekrutteringsprosessene har referansesjekk alltid vært en viktig del av
beslutningsgrunnlaget. Målet med Refapp var derfor ikke å erstatte eksisterende gode
prosesser, men å videreutvikle dem gjennom økt standardisering, dokumentasjon og
effektivitet.

For oss handlet ikke dette om å erstatte gode rekrutteringsprosesser. Vi ønsket å bygge videre på det vi allerede gjorde godt, samtidig som vi fikk bedre dokumentasjon, mer effektive arbeidsprosesser og en enklere opplevelse for både kandidater, referanser og rekrutterere.

Miriam Dagnew Head of HR i Adecco

Behovet for en mer effektiv referanseprosess

Før Adecco tok i bruk Refapp ble referansesjekker gjennomført over telefon som en integrert del av selskapets etablerte rekrutteringsmetodikk. Prosessen ga verdifull innsikt, men var samtidig tidkrevende og krevde betydelig koordinering, særlig ved høyt rekrutteringsvolum og i internasjonale prosesser.

  • Tidskritiske innspurter: Å få tak i travle ledere kunne føre til forsinkelser i prosessen. Man risikerte å gå over frister eller miste gode kandidater mens man ventet på at en referanse skulle ha tid til å snakke i telefonen.
  • Internasjonal koordinering: Adecco rekrutterer ukentlig kandidater fra opp mot 20
    ulike nasjonaliteter. Å koordinere telefonsamtaler på tvers av landegrenser og
    tidssoner krevde uhensiktsmessig mye planlegging. Ofte måtte ansatte i Adecco
    strekke arbeidsdagen for at det skulle passe.
  • Dokumentasjon og sammenlignbarhet: Telefonsamtaler ga verdifull informasjon,
    men omfanget og detaljnivået var naturlig nok avhengig av tiden referansen hadde
    tilgjengelig. Digitale spørreskjemaer ga en mer strukturert dokumentasjon og gjorde
    det enklere å sammenligne svar på tvers av kandidater.

For Adeccos internasjonale rekrutteringsteam var behovet spesielt tydelig. Teamet
rekrutterer kandidater på tvers av land, språk og tidssoner og leverer kandidater til alle
Adeccos forretningsområder. Digital referanseinnhenting reduserte behovet for omfattende koordinering og gjorde prosessen enklere for både kandidater, referanser og rekrutterere.

Når man rekrutterer kandidater på tvers av språk, land og tidssoner, er det viktig at prosessen fungerer godt for alle involverte. Refapp har gjort referanseinnhentingen langt mer fleksibel og tilgjengelig, både for kandidatene, referansene og våre egne team

Miriam Dagnew Head of HR i Adecco

Strukturert digitalisering og sømløs integrasjon

For å møte disse behovene ble Refapp først testet ut gjennom en grundig pilotperiode med rekruttererne. Denne tilnærmingen sikret internt eierskap og beviste verdien før verktøyet ble rullet ut som en integrert del av Adeccos arbeidsflyt. En av de viktigste nøklene til at implementeringen gikk så raskt og smidig, var den tette koblingen mot rekrutteringssystemet Teamtailor.

Integrasjonen mellom Refapp og Teamtailor var som å sette prikken over i-en. Det er intuitivt, sømløst og krever minimalt med administrasjon.

Erlend Hauge Rekrutterer i Adecco
  • Full integrasjon med Teamtailor: Alt skjer i samme system. Rekruttererne kan sende ut forespørsel om referanser, følge status underveis, og lese ferdige rapporter uten å måtte klippe og lime eller flytte data mellom plattformer. 
  • Standardiserte og faglige maler: Adecco har bygget sine egne, spissede spørreskjemaer for ulike faggrupper. Dette sikrer at de alltid måler det som faktisk er relevant for stillingen. Løsningen brukes ikke bare på eksterne kandidater, men også internt i Adecco når de skal ansette nye kollegaer til sine egne team.
  • Fleksibilitet for referansene: I stedet for å bli avbrutt av en uventet telefonsamtale, kan referansene besvare skjemaet digitalt når det passer dem, enten det er et ledig øyeblikk på jobb eller etter arbeidstid.

Adeccos internasjonale team har også vært en aktiv bidragsyter i videreutviklingen av
løsningen. Gjennom tett dialog med Refapp bidro teamet blant annet med innspill til
språktilpasninger, inkludert utviklingen av støtte for polsk, noe som har hatt stor verdi i
internasjonale rekrutteringsprosesser.

Resultatene: Frigjorde tid og økte den faglige kvaliteten

Effekten av å gå over til digital referansesjekk har vært markant for Adecco, både i form av sparte timer og økt kvalitet i rekrutteringen.

  • Betydelig kapasitetsfrigjøring: Gjennom økt digitalisering og mer effektive
    arbeidsprosesser har Adecco frigjort betydelig kapasitet i rekrutteringsteamene.
    Refapp har vært en viktig del av denne utviklingen ved å redusere manuell
    oppfølging og effektivisere referanseprosessen. Dette gjør at rekruttererne i stedet
    kan bruke mer tid på kandidatkontakt, rådgivning og faglige vurderinger.
  • Strukturert dokumentasjon: Ved å gi referansene mulighet til å besvare skjemaet
    digitalt i eget tempo, får rekruttererne tilbakemeldingene samlet i et oversiktlig format. Det gir et mer strukturert, dokumentert og sammenlignbart beslutningsgrunnlag.
  • Profesjonalisering av rekrutteringsfaget: Når referansearbeidet dokumenteres grundig og leveres i et ryddig, standardisert format, opplever både interne ledere og eksterne kunder økt trygghet i ansettelsesbeslutningene

Enklere hverdag for alle parter

For Adecco har Refapp gått fra å være et nyttig verktøy til å bli en etablert standard som forsterker rekrutteringsprosessen. Det har løftet den faglige kvaliteten ytterligere, fjernet flaskehalser ved målstreken og gjort hverdagen enklere for både rekrutterere, kandidater og referanser.

Verdien av Refapp i én setning? Refapp har gitt oss en mer effektiv, sømløs og forutsigbar hverdag, samtidig som vi har styrket dokumentasjonen og beslutningsgrunnlaget i rekrutteringsprosessene.

Erlend Hauge Rekrutterer i Adecco