Hvordan Lillehammer kommune bruker Refapp til effektiv referansesjekk

Om Lillehammer kommune

Lillehammer kommune er en mellomstor kommune med ca. 2 500 ansatte. Med et stort behov for arbeidskraft, spesielt innen helsesektoren, gjennomfører organisasjonen hyppige og omfattende rekrutteringsprosesser året rundt.

Utfordringen: En tidkrevende og fragmentert prosess

Før Lillehammer kommune implementerte Refapp, foregikk referansesjekken på den tradisjonelle måten via telefon og manuelle notater.

Tidstyv: Rekrutterere brukte mange timer på å gjennomføre manuelle referansesamtaler. Det tok også tid å få tak i travle referansepersoner.
Subjektivitet: Selv om de hadde faste maler, var det utfordrende å sikre at alle referanser ble spurt og tolket likt.
Manglende fleksibilitet: Prosessen var låst til vanlig arbeidstid, noe som ofte forsinket ansettelsene.

Manuell referanseinnhenting tar mye tid. Jeg har jo selv bistått i rekrutteringsprosesser og det er jo travle mennesker vi ofte skal snakke med.

Monica Knapkøien Spesialrådgiver HR i Lillehammer kommune

Løsningen: Digitalisering og integrasjon

Lillehammer kommune valgte å implementere Refapp, tett integrert med deres eksisterende rekrutteringssystem.

For å sikre en vellykket utrulling, kjørte kommunen en pilot med utvalgte ledere innen helse før de rullet ut til hele organisasjonen via webinarer. Monica understreker verdien av å la interne ledere dele sine positive erfaringer for å bygge troverdighet i endringsprosessen.

Viktige faktorer for valget:

Sømløs integrasjon: Refapp fungerer som en naturlig tilleggsfunksjon i rekrutteringssystemet til kommunen.
Brukervennlighet: Et intuitivt system som krever minimal opplæring for ledere og referanser.
Profesjonalitet: Digitale, strukturerte rapporter som sikrer likebehandling i henhold til forvaltningsretten.

Resultatene: Mer enn bare spart tid

Etter implementeringen har Lillehammer kommune sett markante forbedringer i sine ansettelsesprosesser:

Stor tidsbesparelse: Referanserapporter ferdigstilles ofte i løpet av 1–2 døgn, uten at rekrutterere trenger å bruke mye tid på å få tak i referanser.
Økt kvalitet: Digitale skjemaer tvinger referansene til å tenke seg bedre om før de svarer, noe som gir mer utfyllende og objektive tilbakemeldinger.
Bedre kandidatopplevelse: Spesielt yngre kandidater forventer digitale løsninger. Prosessen fremstår moderne, ryddig og profesjonell.
Fleksibilitet for referansen: Referansepersoner kan svare når det passer dem, gjerne utenfor arbeidstid via mobilen.

Konklusjon

For Lillehammer kommune har overgangen til Refapp handlet om å modernisere kommunen som arbeidsgiver. Ved å automatisere det administrative, kan lederne fokusere på de strategiske valgene.